Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Powiatowa Policji w Łowiczu

Składnica akt: 

Zespół Ochrony Informacji Niejawnych
Komendy Powiatowej Policji w Łowiczu
99- 400 Łowicz,  ul. Bonifraterska 12/14
Kierownik Kancelarii Tajnej - tel: 47 843 25 08 

Zasób składnicy akt

Składnica  akt działa w ramach Zespołu Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Powiatowej Policji w Łowiczu przy ul. Bonifraterskiej 12/14.
W zasobie składnicy akt KPP w Łowiczu znajdują się dokumenty wytworzone w latach 1964 – 2022 przez  komórki organizacyjne KPP w  Łowiczu.
     

Na zasób akt składnicy KPP w Łowiczu składają się:

• materiały archiwalne, stanowiące część narodowego zasobu archiwalnego, wśród których wyróżnić można wydane przez kierownika jednostki organizacyjnej m.in.: zarządzenia, rozkazy organizacyjne i personalne, decyzje,
• dokumentacja niearchiwalna, podlegająca brakowaniu, wśród której wskazać należy na: akta spraw operacyjnych, akta kontrolne postępowań przygotowawczych, akta i materiały administracyjne powstałe w związku z działalnością Policji, dokumentacja finansowa.

Realizowane zadania

• Przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych Komendy Powiatowej Policji w Łowiczu.

Uwaga: Akta archiwalne i dokumentacja niearchiwalna przyjmowana jest do zasobu skadnicy akt na podstawie spisów akt przekazanych:

Dokumenty do pobrania:

Spis akt przekazanych

Wzory protokołów brakowania akt kat. BC:

Protokół BC jawny

Protokół BC niejawny

Protokół zniszczenia

• Obsługa podporządkowanych jednostek i komórek organizacyjnych w zakresie korzystania z przechowywanych materiałów w celach służbowych.
• Ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki.
• Wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów.
• Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i „BE” oraz udzielanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BC”.
• Przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i Instytutu Pamięci Narodowej.
• Udzielanie pomocy metodycznej i konsultacji w sprawach archiwalnych związanych z klasyfikowaniem i opracowaniem dokumentacji przed zdaniem do archiwum i składnic akt.
• Przeprowadzanie protokolarnej kontroli stanu liczbowego zasobu archiwum lub składnicy akt z zapisami w ewidencji - skontrum.

Wybrane przepisy: 

1. Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz. U. 2020, poz. 164).
2. Ustawa z dnia 09.11.2017 r.o zmianie ustawy o niektórych uprawnieniach pracowników urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz funkcjonariuszy i pracowników urzędów nadzorowanych przez tego ministra oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 106,138).
3. Ustawa z dnia 06.09.2001 r.  o dostępie do informacji publicznej. (Dz. U. z 2022 r. poz. 92).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. 2011 r.  Nr 196, poz. 1161).
5. Zarządzenie Nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28.09.2017 r.  w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane(Dz. Urz. MSWiA poz. 59).
6. Zarządzenie Nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17.12.2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji. (Dz. Urz. MSWiA 2008 r. Nr. 1 poz.1)
7. Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 25.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji. (Dz. Urz. KGP 2008 r. Nr.16, poz. 95).
8. Zarządzenie Nr 26 Komendanta Głównego Policji z dnia 29.02.2018 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 34)
9. Zarządzenie Nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15.05.2020 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz.U. KGP poz.21)

Zadania realizowane na rzecz podmiotów zewnętrznych: 

(Dostęp do zasobu archiwum)

• Dostęp do materiałów archiwalnych

Realizowany jest na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt archiwalnych następuje poprzez:
- umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.

• Dostęp do dokumentacji niearchiwalnej

Realizowany jest na podstawie Zarządzenia Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 25.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji .
Udostępnienie akt niearchiwalnych następuje poprzez:
- umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazania podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
- przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
- wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Dla jednostek/komórek organizacyjnych Policji obowiązuje "karta udostępniania akt": dokument do pobrania

Wniosek o udostępnienie materiałów niearchiwalnych na rzecz podmiotów spoza resortu spraw wewnętrznych i osób fizycznych powinien odpowiadać założeniom wyrażonym jak we wniosku o udostępnienie akt archiwalnych.
Uwaga: 
- Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej objętej ochroną przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnej na rzecz podmiotów i osób fizycznych realizowane poza resort spraw wewnętrznych odbywa się na podstawie ustawy z dnia 21.06.1996 r.  o niektórych uprawnieniach pracowników urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz funkcjonariuszy i pracowników urzędów nadzorowanych przez tego ministra.
- Udostępnianie dokumentacji i akt zawierających dane osobowe następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Udostępnianie akt operacyjnych następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.